Meine Top-Tools für Planung in der Selbstständigkeit

Gerade jetzt mit dem bevorstehenden Mutterschutz wurde für mich organisiertes Arbeiten zu einem wichtigen Aspekt meiner Selbstständigkeit. Mit dem Beginn meiner Selbstständigkeit habe ich gemerkt, wie wichtig es ist, mich gut zu organisieren und mit den Jahren ein für mich gut funktionierendes System ausgeklügelt. Mit diesem Blogbeitrag möchte ich mit dir meine besten Hilfsmittel für eine gute Arbeitsstruktur teilen.

Wie ich mich langfristig organisiere

Die Selbstständigen unter euch wissen es! Unsereins hat viele Ziele und Aufgaben für scheinbar unzählige Bereiche. Sei es die Produktentwicklung, die Logistik, Marketing etc. All das möchte organisiert werden. Vom ehemaligen Klebezettelchaos und der Nutzung mehrfacher Notizbücher habe ich mittlerweile ein passendes System für mich entwickelt, um wirklich über all die Aufgaben einen Überblick zu bewahren und mit Struktur meine Ziele zu erreichen.

„Alles ist zuerst ein Gedanke“ – So notiere ich meine Ideen

Bis vor einem Jahr habe ich noch ein Bulletjournal* geführt. Für Kreative eine wunderbare Lösung! Allerdings fehlte mir die Möglichkeit auch weit im Voraus zu planen, da man bei dieser Art Kalender die Seiten selbst vorschreibt. Also habe ich ein neues Kalendersystem für mich gesucht und gefunden: Mein Klarheit-Kalender* macht den Kopf frei.

Hier notiere ich mir meine größeren Monatsziele und plane dementsprechend mein Jahr, die Monate, Wochen und Tage. Größere Projekte, für die ich mehr als Stift und Papier benötige, plane ich mit dem Programm Evernote. Das Programm ist wie digitales Notizbuch mit der großartigen Möglichkeit die Notizen zu kategorisieren, filtern, zu durchsuchen und mehr. Ich nutze die kostenlose Version für 2 Geräte – unterwegs auf dem Smartphone und auf dem Laptop sind meine wichtigsten Notizen allzeit abrufbar.

„Wenn aus einer Idee ein guter Plan und schließlich Wirklichkeit wird“ – So komme ich in die Umsetzung

Für das Erreichen meiner Ziele haben sich für mich diese drei Methoden bewährt:


1. Zur Projektplanung: SMARTe Zielplanung 
Diese Methode aus dem Projektmanagement kann ich vorallem für ein entspanntes Ziele-Erreichen empfehlen. Denn SMART steht mit seinen Buchstaben für 5 Aspekte der Zielplanung. Eine wirksame Methode, die hier in diesem Video super erklärt wird:

2. Für unangenehme Aufgaben: Eat that frog* – Methode
Diese Methode verfolgt ein einfaches Ziel: Dinge, die wir schon viel zu lange vor uns hergeschoben haben, gleich zu Beginn des Tages zu erledigen. Auch hier empfehle ich dir dieses Video dazu:

3. Für mehr Klarheit: Die Eisenhower Methode
Wenn es in meinem Kopf vor lauter Aufgaben und neuen Ideen zu laut wird, nehme ich mir die Eisenhower Methode zur Hand. Die Methode hilft mir vorallem in Zeiten, wenn viel los ist zu priorisieren, was jetzt wirklich dringend erledigt werden muss. Probiers mal aus – du findest hier in diesem Video eine gute Anleitung dazu:

Flexibles planen für mehr Leichtigkeit im Arbeitsalltag

Aufbauend auf der Anwendung dieser Methoden, lässt sich meine tägliche Organisation viel besser planen. Ich schreibe mir meine To-Do Liste für den Tag in meine Wochenübersicht in meinen Klarheit-Kalender*.

Da ich Flexibilität im Alltag schätze, um auch intuitiv zu entscheiden, was ich in diesem Moment gerne machen möchte, ordne ich meinen Aufgaben keine bestimmte Zeit zu.

Wenn es dann an die Arbeit geht, bleibt mein Kalender stets auf dem Tisch offenliegend ? So sind die Aufgaben jederzeit im Blick und verlockungsbereit zum Abhaken! Meine To-Dos plane ich mittlerweile so, dass sie maximal 4h meiner Arbeitstages beanspruchen. So überfordere ich mich nicht und es bleibt genug Freiraum für das Tagesgeschehen.

Doch manchmal kommen mir unterwegs Gedanken und Ideen, die ich ganz schnell festhalten will. Viel schneller, als dass ich jetzt meinen Klarheit-Kalender* zücken kann. In diesem Fall nutze ich die vorinstalliere Memo App auf meinem Android Smartphone und trage die Notizen später in Evernote oder meinen Klarheit-Kalender* ein.

Planung des Tagesgeschehens
Jetzt habe ich viel über Zielplanung geschrieben, doch was ist mit den täglich anfallenden To-Do’s? Nunja – da habe ich keine wirkliche Struktur, da jeder Tag etwas anderes mit sich bringt und mein innerer Freigeist sich nicht so ganz in eine tägliche Struktur sortieren lässt. Denn gerade die Flexibilität liebe ich ja an der Selbstständigkeit! Ich schreibe mir also die To-Dos einfach in meinen Klarheit-Kalender* und erledige sie druckfrei innerhalb von 2 Tagen. 

Möglichst viel automatisieren
Wovon ich mittlerweile aber auch ein großer Fan bin, ist es, sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren. Beispielsweise nutze ich für die Bestellabwicklung meiner Schmuckbestellungen das Programm Billbee*. Diese Lösung stellt sich für mich heraus, wie ein fleißiger Praktikant ? Am Anfang meiner Arbeit als Schmuckdesignerin habe ich unzählige Stunden pro Woche mit dem händischen Anlegen von Rechnungen, Versandetiketten und Kundennachrichten verbracht. Mit Billbee lassen sich diese Prozesse automatisieren. Eine wirklich lohnenswerte Optimierung!

Und weil Instagram einer der aller schönsten inspirierendsten Zeitfresser sein kann, automatisiere ich auch hier. Mit der App Planoly* plane ich meine Beiträge vor. Das hilft mir nicht nur weniger Zeit auf Instagram zu verbringen, sondern auch regelmäßige Posts zu planen. Große Empfehlung! Die Stories, die Einblicke in meinen Alltag zeigen, mache ich weiterhin direkt zwischendurch ohne Vorplanung.

Und Privat?
Zu Hause nutzen mein Partner und ich einen Familienplaner*, den wir stets offen liegen lassen. Der Planer hat auf eine doppelseite Wochenansicht. Auf die rechte Seite tragen wir in die drei Spalten die Aufgaben und Vorhaben von 1. mir 2. von uns gemeinsam und 3. von ihm ein. Die linke Seite mit zwei weiteren Spalten nutzen für Listen, wobei eine weitere Spalte bald die unseres Familienzuwachses wird ? Der Familienplaner* gibt uns eine gute tägliche Übersicht für beide Partner und beweist sich gerade jetzt in der Baby-Vorbereitungszeit als wertvoller Begleiter im Alltag.

Fazit

Planen macht Freude. Und noch schöner wird es, wenn Planen uns in Schaffensfreude bringt. Denn schließlich planen wir um unsere Ziele zu erreichen. Ein schön gestalteter und voller Terminkalender hat mich noch lange nicht ins Handeln gebracht. Mit den oben genannten Tools läuft es für mich viel besser. Ich hoffe, ich konnte dir damit eine Inspiration sein und wünsche dir, dass du auch für dich passende Techniken findest. 

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Kommentare

    • Ach, schon wieder eine Gemeinsamkeit? Herrlich! 😁 Freut mich sehr, dass dir der Artikel gefällt und dass es unserer Freundschaftspflanze Elwin gut geht. Sein Brüderlein entwickelt sich auch prächtig 😍 Liebste Grüße nach Frankfurt!

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